En bref
Sur un congrès médical, une journée scientifique ou un symposium, les hôtesses tiennent l'accueil et l'émargement, remettent les badges et les sacoches, orientent les participants entre les salles qui fonctionnent en parallèle, passent le micro pendant les questions et veillent au respect des horaires de séance. L'émargement compte particulièrement, car il sert souvent de justificatif de présence pour la formation des participants. Sur les stands des laboratoires, elles accueillent et orientent, mais ne parlent jamais des produits de santé : ce discours est réservé aux personnes habilitées.
Médecins, pharmaciens, infirmiers, kinésithérapeutes : La Réunion accueille chaque année des congrès régionaux, des journées scientifiques et des soirées de formation organisées par des sociétés savantes, des établissements de santé ou des laboratoires. Le public est exigeant, souvent pressé entre deux consultations, et les organisateurs attendent une équipe d'accueil irréprochable sur la rigueur comme sur la discrétion. Voici ce que nous mettons en place.
Que font les hôtesses sur un congrès médical ?
- L'accueil et l'émargement : vérification de l'inscription, signature de la feuille de présence, remise du badge et de la sacoche ;
- L'orientation entre la plénière, les ateliers et l'espace d'exposition, avec un programme à jour à la main ;
- Les micros en salle pendant les temps de questions, et le rappel discret du temps de parole aux orateurs, en lien avec le modérateur ;
- Le vestiaire, les pauses et le déjeuner, avec le traiteur ;
- Le comptage par séance quand l'organisateur en a besoin, voir le comptage et les enquêtes.
Pourquoi l'émargement est-il si important ?
Parce que la présence des participants conditionne souvent la validation de leur formation ou le respect des obligations de l'organisateur. Une feuille mal tenue, une signature manquante sur une demi-journée, et c'est un dossier incomplet. Nous briefons l'équipe sur les règles propres à l'événement : émargement par demi-journée ou par séance, contrôle à l'entrée de chaque salle, conservation des feuilles jusqu'à la remise à l'organisateur. Le contrôle des accès est détaillé dans le contrôle d'accès et les badges.
Et sur les stands des laboratoires ?
Les laboratoires qui exposent font parfois appel à des hôtesses pour accueillir les visiteurs. Leur rôle se limite à l'accueil, à l'orientation vers les représentants du laboratoire et à la logistique du stand. Elles ne présentent pas les médicaments ou dispositifs, ne remettent aucune documentation sur les produits et ne distribuent rien sans l'accord explicite du laboratoire, qui connaît les règles encadrant les relations avec les professionnels de santé. Les limites d'une mission sont détaillées dans ce qu'on peut demander à une hôtesse, et la collecte des coordonnées des visiteurs dans la collecte de contacts et le RGPD.
Combien d'hôtesses prévoir ?
Le pic se situe à l'ouverture, quand la majorité des participants arrive dans la même demi-heure : c'est là que se dimensionne l'équipe, en comptant un poste d'émargement par tranche d'arrivées et une personne pour les invités et les orateurs. Ensuite, une partie de l'équipe passe aux salles et aux micros. La méthode est dans combien d'hôtesses prévoir, et pour un dispositif important, dans le chef d'équipe des hôtesses. Une hôtesse anglophone est utile dès qu'un orateur vient de l'étranger, voir les hôtesses bilingues.
Quelle tenue et quel ton ?
Une tenue sobre et coordonnée, un ton posé, et une règle de discrétion absolue : les échanges entendus en marge des séances ne sortent pas du congrès. Voir la tenue des hôtesses. Pour le cadre général d'un congrès ou d'un salon, voir aussi les hôtesses de salons et congrès. Si les séances doivent être filmées ou retransmises, nos collègues de productionvideo974.re détaillent la captation vidéo et le direct, et seminaire974.re présente le matériel son et vidéo d'une salle.
Donnez-nous les dates, le lieu, le nombre de participants attendus et le programme des salles : nous proposons l'équipe et le plan d'accueil, devis en 24 h. Toutes nos prestations sont sur notre page hôtesses d'accueil à La Réunion.