Collecter des contacts sur un stand, proprement

Un salon, un stand, une urne à bulletins ou une tablette : à la fin de la journée, vous repartez avec 300 noms, autant de numéros de téléphone et d'adresses mail. C'est souvent le principal retour sur investissement d'une présence sur un salon réunionnais. Encore faut-il que ce fichier soit exploitable — et qu'il ait été constitué correctement, parce que depuis le RGPD ces données appartiennent d'abord aux personnes qui vous les ont confiées. Voici comment nous briefons nos équipes, et ce que nous demandons systématiquement aux marques avant une opération de collecte.

Ce que le visiteur doit savoir avant de laisser son nom

Le principe est simple et se résume en une phrase : personne ne doit découvrir après coup ce que vous allez faire de ses coordonnées. Concrètement, le bulletin papier comme le formulaire sur tablette doivent indiquer, en clair et de façon lisible :

• Qui collecte — le nom de l'entreprise réellement destinataire, pas seulement celui de l'animation ou du jeu ;
• Pourquoi — tirage au sort, envoi d'une offre, rappel commercial, inscription à une newsletter ;
• Combien de temps les données seront conservées ;
• Comment se désinscrire ou demander la suppression, avec un contact.

Une case à cocher distincte pour l'envoi de communications commerciales, séparée de la participation au jeu, reste la façon la plus sûre de procéder : la participation ne doit pas être conditionnée à l'acceptation de la prospection. Un fichier constitué proprement se travaille sereinement pendant des mois ; un fichier bâclé finit dans un tiroir, et parfois pire.

Ce qu'une hôtesse doit dire — et ne pas faire

Nos équipes sont briefées sur trois réflexes simples. D'abord, annoncer la finalité oralement, en une phrase, au moment où l'on tend le bulletin : « c'est pour le tirage au sort, et la marque peut vous recontacter si vous cochez la case ». Ensuite, ne jamais remplir un bulletin à la place d'un visiteur pressé, et ne jamais recopier des coordonnées lues sur une carte de visite laissée sur le stand. Enfin, ne collecter que ce qui est utile : le nom, un moyen de contact, éventuellement la commune. Ni la date de naissance complète, ni la profession, ni la composition du foyer si le jeu n'en a pas besoin — c'est le réflexe le plus souvent oublié dans les formulaires de jeu concours.

Un point sur les photos : les clichés de visiteurs pris sur le stand relèvent de la même logique de consentement. Nous abordons la question dans notre article sur les hôtesses en jeu concours et festival.

Comment le fichier vous est remis ?

C'est le moment le plus vulnérable de la chaîne, et celui dont personne ne parle. Les mauvaises pratiques que l'on croise encore : l'urne transportée dans le coffre d'une voiture pendant trois jours, les bulletins photographiés au téléphone, le fichier envoyé sur une messagerie personnelle, ou pire, oublié sur le stand au démontage. Ce que nous faisons à la place : les bulletins papier sont ramassés et remis en main propre au client à la fin de la mission, ou saisis dans un fichier unique transmis par un lien sécurisé, et les supports intermédiaires sont détruits une fois le fichier accepté. Aucune donnée ne reste sur les téléphones personnels des animateurs.

Ce transfert doit être prévu dès le brief, pas improvisé le soir du démontage — voir notre checklist de brief d'une hôtesse. Et il gagne à être mentionné dans le compte rendu de mission, qui fait aussi office de preuve du nombre de contacts réellement collectés.

Une fois le salon fini : trois réflexes

1. Exploiter vite — un contact recontacté dans les dix jours se souvient encore de votre stand ; trois mois plus tard, il ne comprend plus d'où vient l'appel ;
2. Tenir un registre simple — d'où vient le fichier, à quelle date, pour quelle finalité, jusqu'à quand vous le gardez. Une ligne dans un tableur suffit, et cela vous sauve si quelqu'un demande des comptes ;
3. Nettoyer — retirer les non-inscrits, les doublons, et supprimer les données une fois l'opération close si vous n'avez pas de raison de les garder.

Bien menée, une collecte reste l'un des meilleurs investissements d'un salon : nos clients le constatent chaque année, comme le montre notre article sur les hôtesses sur salons et congrès. Pull Up Événements accompagne aussi ces opérations côté conception : voir jeu concours et collecte de contacts sur pullup.re, et l'animation commerciale en galerie pour les opérations en centre commercial.

À lire aussi : la distribution de goodies, pourquoi une hôtesse augmente les ventes, et l'ensemble des services de Pull Up Événements.