En bref
Un vestiaire ou une bagagerie se tient à deux hôtesses au minimum dès qu'il y a un pic d'arrivées ou de départs, avec des tickets numérotés en double, un local fermé à clé et une règle écrite sur les objets refusés (argent, papiers, objets de valeur). À La Réunion, on y dépose moins de manteaux que de valises, sacs, casques de moto et cartons de documentation : la bagagerie du dernier jour d'un congrès ou d'un séminaire, avant le départ vers l'aéroport, est le cas le plus fréquent.
Le vestiaire est l'un de ces postes auxquels on pense tard, souvent la veille, quand on réalise que deux cents invités vont arriver avec un sac et nulle part où le poser. Mal organisé, il crée une file d'attente au pire moment, à la sortie, et quelques réclamations le lendemain. Bien tenu, personne n'en parle : c'est le but.
Quand faut-il un vestiaire ou une bagagerie ?
- Le dernier jour d'un congrès ou d'un séminaire : les participants ont rendu leur chambre et repartent le soir vers Roland-Garros ou Pierrefonds avec leurs valises ;
- Un gala ou une soirée habillée : sacs, tenues de rechange, cadeaux remis aux invités ;
- Un salon : documentation et échantillons des exposants, sacs des visiteurs ;
- Un événement sportif : sacs de sport et casques des participants, voir les hôtesses d'une course.
Combien d'hôtesses prévoir ?
On dimensionne sur le pic, pas sur la moyenne : la moitié des invités arrive dans la même demi-heure et repart dans le même quart d'heure. Deux hôtesses forment la base, l'une qui prend et étiquette, l'autre qui range ; on renforce pour la restitution. Nos repères généraux sont dans combien d'hôtesses prévoir. Une hôtesse du vestiaire ne peut pas en même temps tenir l'accueil ou les badges : ce sont deux postes distincts.
Comment éviter les pertes ?
Un ticket numéroté en deux parties, une moitié sur l'objet et une moitié remise à l'invité, des portants et des étagères numérotés, et un local qui ferme à clé. Pour une bagagerie, chaque valise reçoit son étiquette et l'on note le nom du propriétaire. Les objets de valeur, l'argent, les papiers d'identité et les ordinateurs ne sont pas acceptés, ou seulement dans un espace sécurisé que le client prévoit. Cette règle est écrite sur un panneau, ce qui évite les discussions. La question de la responsabilité se règle avant l'événement, voir ce qu'on peut demander à une hôtesse.
Où l'installer ?
Près de l'entrée mais en dehors du flux principal, dans un local fermé, éclairé et à l'abri de la pluie si l'événement est en extérieur. Le client met à disposition le local, les portants et les tables, voir ce que le client doit prévoir.
Comment organiser la restitution ?
Pour une bagagerie de fin de congrès, la restitution se cale sur les horaires des navettes vers l'aéroport : les valises sortent par groupe de départ, en coordination avec l'équipe qui gère les transferts, voir l'accueil d'un groupe à l'aéroport. Un ticket perdu se traite à la fin, après vérification de l'identité et de la description de l'objet. Pour un séminaire, seminaire974.re détaille le transport des participants.
Pour quels événements ?
Le vestiaire fait partie de nos dispositifs pour les salons et congrès et pour les soirées et galas. Nos équipes interviennent dans toute l'île, notamment avec nos hôtesses d'accueil à Saint-Denis, où se tiennent la plupart des congrès, et nos hôtesses d'accueil à Saint-Paul pour les hôtels de l'Ouest.