En bref
Les longs courriers venus de Paris se posent à Roland-Garros très tôt le matin. Un groupe qui sort de la zone bagages après onze heures de vol a besoin de trois choses : voir son nom tout de suite, savoir où poser sa valise, et comprendre dans quel car monter. C'est exactement le travail d'une équipe d'accueil : pancarte visible, liste nominative, liaison avec le transporteur, et un mot de bienvenue qui donne le ton du séjour.
Séminaires résidentiels, incentives, congrès, délégations d'un siège métropolitain, groupes de journalistes ou de partenaires : plusieurs fois par mois, nos équipes accueillent des groupes à leur descente d'avion. C'est une mission courte, très tôt, et plus technique qu'elle n'en a l'air.
Que fait concrètement l'équipe d'accueil ?
- Elle se poste en sortie de livraison des bagages, au point de rendez-vous convenu, avec une pancarte au nom de l'entreprise ou du groupe, lisible de loin ;
- Elle pointe les arrivants sur une liste nominative et signale immédiatement les manquants, ce qui évite de faire attendre un car entier pour une personne déjà partie ;
- Elle remet le kit de bienvenue quand il y en a un : badge, programme, bouteille d'eau, carte SIM locale, et parfois un collier de fleurs ou une orchidée ;
- Elle oriente vers les cars et reste en liaison téléphonique avec les chauffeurs et le chef de projet ;
- Elle donne les premières informations utiles : heure du premier rendez-vous, météo du jour, décalage horaire, durée du trajet jusqu'à l'hôtel.
Combien de personnes et pendant combien de temps ?
Nos repères, affinés au fil des missions :
- Jusqu'à trente arrivants : une hôtesse ou un hôte suffit, deux si les bagages spéciaux sont nombreux ;
- De trente à cent : deux à trois personnes, dont une qui ne quitte pas la pancarte pendant que les autres orientent ;
- Au-delà, ou avec deux vols rapprochés : un chef d'équipe coordonne le dispositif, comme décrit dans le chef d'équipe sur un grand dispositif.
Côté durée, la mission commence avant l'heure d'atterrissage annoncée et se termine quand le dernier car part : comptez large, la sortie d'un groupe complet prend souvent plus d'une heure après le posé. Nos règles d'amplitude sont dans durée de mission et relais.
Et si le vol a du retard ?
Cela arrive, et c'est le point à border dans le devis plutôt que le jour même. Notre façon de faire : l'équipe suit le vol en temps réel et adapte son arrivée, mais une fois sur place, le temps d'attente est du temps de travail. Nous le disons clairement avant, ce qui évite toute discussion ensuite. En cas de retard important ou de vol dérouté, un seul interlocuteur décide côté client, et l'équipe reste en contact avec lui et avec le transporteur. Les conditions de report et d'annulation sont détaillées dans annulation et report d'une mission.
Roland-Garros ou Pierrefonds ?
La très grande majorité des groupes arrive à Roland-Garros, à Sainte-Marie, où nous intervenons le plus souvent : voyez notre page hôtesses à Sainte-Marie. L'aéroport de Pierrefonds, à Saint-Pierre, reçoit surtout des vols régionaux, notamment depuis Maurice : l'accueil y est plus simple, la sortie étant unique, et c'est souvent le bon choix quand le séminaire se déroule dans le Sud. Pour l'accueil d'une délégation officielle ou de dirigeants, le protocole change et nous le décrivons dans l'accueil VIP.
Comment cela s'articule avec le reste du séjour ?
L'accueil aéroport n'est presque jamais une mission isolée : la même équipe tient ensuite le comptoir d'accueil du séminaire, les émargements et les remises de documents, comme expliqué dans les hôtesses d'un séminaire ou d'une convention. Nos confrères du séminaire résidentiel détaillent de leur côté les contraintes propres aux groupes venus de loin, dans le décalage horaire à l'arrivée et dans vols et billetterie de groupe. Si la première journée comprend une activité douce, l'agence en propose sur sa page séminaire.
Vous attendez un groupe à Roland-Garros ? Donnez-nous le numéro de vol, l'effectif et le nom du transporteur : nous constituons une équipe briefée, avec pancarte et liste nominative, et un devis clair sous 24 h. Toutes nos prestations d'hôtesses d'accueil à La Réunion sont sur mesure.