En bref
Dans une réunion publique ou une concertation d'habitants, les hôtesses tiennent cinq postes : l'accueil et l'émargement, la remise de la documentation, l'installation et l'orientation dans la salle (accès des personnes à mobilité réduite compris), le micro baladeur pendant les questions et la collecte des questions écrites. Elles restent neutres : elles ne répondent jamais sur le fond du projet, qui relève des élus, du maître d'ouvrage et de leurs techniciens.
Projet d'aménagement d'un quartier, réhabilitation d'une résidence, nouveau transport en commun, plan local d'urbanisme : à La Réunion, les mairies, les intercommunalités, les bailleurs sociaux et les aménageurs présentent régulièrement leurs projets aux habitants. Ces réunions ont une particularité : le public n'est pas toujours acquis, la salle peut être pleine ou presque vide, et chaque détail d'organisation est remarqué. Un accueil soigné montre aux habitants qu'ils sont attendus.
Quels postes tiennent les hôtesses ?
- L'accueil et l'émargement : liste de présence, parfois avec l'adresse ou le bâtiment des participants, pour que l'organisateur sache qui était là et qui informer ensuite ;
- La remise de la documentation : plaquette du projet, plan, questionnaire, coupon pour être tenu informé ;
- L'installation dans la salle : places réservées aux personnes âgées et à mobilité réduite près de l'entrée, orientation vers les sanitaires, accueil des retardataires sans déranger ;
- Le micro baladeur pendant le temps d'échanges : l'hôtesse apporte le micro à la personne désignée par l'animateur de séance, ce qui garde un ordre de parole visible et équitable ;
- Les questions écrites : des fiches remises à l'entrée, collectées pendant la réunion, pour ceux qui n'osent pas prendre la parole en public.
Que ne font pas les hôtesses ?
Elles ne présentent pas le projet et ne répondent pas aux questions de fond, même à l'entrée quand un habitant les interpelle : elles orientent vers les élus ou les techniciens présents. Elles ne gèrent pas non plus les tensions éventuelles, qui relèvent de l'animateur de séance et, si besoin, d'un service de sécurité. Cette neutralité est précieuse : elle évite qu'une phrase maladroite à l'accueil devienne le sujet de la soirée.
Comment préparer la réunion ?
Donnez à l'équipe le déroulé, les noms et fonctions des intervenants, le nombre de personnes attendues et les points sensibles connus. Prévoyez des horaires adaptés au public : en fin de journée en semaine, ou un samedi matin, et un lieu accessible à pied ou en bus pour les habitants concernés. Pour une réunion de quartier qui attire beaucoup de monde, comptez une hôtesse à l'émargement pour 75 à 100 personnes attendues sur le même créneau, plus une pour la salle et le micro (notre article combien d'hôtesses prévoir détaille le calcul). Le comptage du public, utile au compte rendu, est détaillé dans notre article sur l'enquête de satisfaction et le comptage des flux.
Le micro baladeur suppose une sonorisation adaptée à la salle : pullup.re explique comment choisir les micros et la sono d'un événement. Pour les cérémonies officielles avec élus et invités de marque, voir aussi notre article sur l'accueil protocolaire en mairie. Nos équipes interviennent dans toutes les communes : voir nos pages hôtesses à Saint-Denis et hôtesses au Port.