Un concert dans une salle communale, un spectacle de fin d'année d'une école de danse, une projection privée, une pièce jouée pour les clients d'une entreprise : à chaque fois, la même question au moment d'ouvrir les portes. Qui contrôle les billets, qui place les gens, qui gère le retardataire qui arrive au milieu du premier morceau ? C'est un métier à part entière, celui des hôtesses de placement, et voici comment nous le pratiquons à La Réunion.
Quelles missions confie-t-on aux hôtesses sur un spectacle ?
- La billetterie : vente ou retrait des billets, émargement des invités, gestion de la liste des places réservées ;
- Le contrôle à l'entrée : vérification des billets, déchirage ou scan, orientation vers la bonne porte ;
- Le placement en salle : accompagner les spectateurs à leur rang, faire respecter les places numérotées, repérer les places libres pour les retardataires ;
- L'accueil des personnes à mobilité réduite, avec les emplacements prévus et le chemin le plus court ;
- L'entracte et la sortie : ouverture des portes, fluidité vers le bar ou le hall, puis évacuation ordonnée.
Sur un spectacle, une hôtesse ne fait pas la sécurité. Le partage précis des rôles est expliqué dans hôtesse ou agent de sécurité à l'entrée.
Combien d'hôtesses pour une salle de 300 ou 800 places ?
Le calcul ne se fait pas au nombre de spectateurs mais au nombre de points de passage. Chaque porte d'accès à la salle demande une personne, la billetterie en demande une ou deux selon qu'il y a des ventes sur place, et il faut au moins une hôtesse mobile dans les allées pour le placement. Pour une salle de 300 places avec deux accès, cela donne en général quatre personnes ; pour 800 places avec un balcon et plusieurs entrées, on monte à sept ou huit. Ce qui change tout, c'est l'heure d'ouverture des portes : plus elle est tôt, plus le flux s'étale et moins il faut de monde en même temps. Les repères généraux sont dans combien d'hôtesses prévoir.
Comment gérer les retardataires sans gêner la salle ?
C'est le point qui distingue une équipe formée d'une équipe improvisée. La règle se fixe avec l'organisateur avant l'ouverture : entrée possible jusqu'à quel moment, puis attente jusqu'à la première pause naturelle, fin d'un morceau, applaudissements, changement de tableau. L'hôtesse à la porte connaît cette règle, la dit avec le sourire, et propose une place au fond plutôt que la place numérotée au troisième rang. Une lampe discrète, une voix basse, un chemin repéré à l'avance : ce sont des détails, et ce sont eux que les spectateurs remarquent.
Quel brief avant l'ouverture des portes ?
Trente minutes sur place, pas moins, avec le régisseur ou l'organisateur. Le plan de la salle avec la numérotation, les accès PMR, les issues de secours, l'heure d'ouverture des portes, la durée du spectacle et l'entracte, la règle pour les retardataires, ce qui est autorisé en salle (boissons, photos), et le nom de la personne qui décide en cas de problème. Notre trame complète est dans la check-list pour briefer une hôtesse. Les grands dispositifs avec contrôle d'accès et badges suivent la même logique, décrite dans contrôle d'accès et gestion des flux.
Quelle tenue pour un spectacle ?
Sobre et identifiable : les spectateurs doivent trouver une hôtesse d'un coup d'œil dans une salle qui s'éteint. Le noir avec un élément distinctif, foulard, badge, gilet aux couleurs de l'événement, reste la référence. Pour un spectacle d'entreprise ou un gala, la tenue s'aligne sur le niveau de la soirée, selon les repères de la tenue d'une hôtesse événementielle.
Et pour un spectacle d'entreprise ou un arbre de Noël ?
Le principe est identique, avec une difficulté en plus : le public arrive en familles, avec des enfants qui ne restent pas assis. Les hôtesses placent alors par groupes, gardent les premiers rangs pour les plus petits, et travaillent avec les animateurs pour canaliser les entrées. Nos confrères détaillent le choix du spectacle dans quel spectacle pour un arbre de Noël, et le dispositif de fin d'année est décrit dans les hôtesses pour les événements de fin d'année. Pour un concert en plein air organisé par une commune, la logique de flux est traitée dans podium et concert pour une fête municipale.
Vous organisez un spectacle, un concert ou une projection et vous voulez une salle qui se remplit sans bousculade ? Dites-nous la jauge, le nombre d'accès et l'heure d'ouverture : Ketsia, responsable hôtesses, vous répond au 06 93 49 19 02, devis sous 24 h. Toutes nos prestations d'accueil sont sur l'accueil d'Hôtesses Réunion.