« Vos hôtesses peuvent filtrer l'entrée, non ? » La question nous est posée presque chaque semaine, souvent à quelques jours de l'événement, quand l'organisateur réalise que personne n'a été prévu pour tenir la porte. La réponse honnête tient en une phrase : une hôtesse accueille, elle ne sécurise pas. Ce sont deux métiers différents, avec deux cadres différents, et les confondre expose l'organisateur autant que l'hôtesse.
Ce qu'une hôtesse fait vraiment à l'entrée
- accueillir, sourire, orienter et renseigner, y compris en anglais si la mission le prévoit ;
- vérifier un nom sur une liste d'invités et remettre le badge correspondant ;
- faire émarger, compter les entrées, tenir un décompte fiable pour le traiteur ;
- organiser la file, ouvrir une seconde ligne, éviter l'attente sous la pluie ou en plein soleil ;
- signaler immédiatement au référent de l'organisateur toute personne non attendue ou tout comportement inhabituel.
C'est déjà un vrai métier, et il conditionne l'image de l'événement : nous en détaillons la mécanique dans badges, émargement et flux d'entrée.
Ce qui relève d'un agent de sécurité
La sécurité privée est une activité réglementée : la surveillance, le gardiennage et le filtrage sont exercés par des agents titulaires d'une carte professionnelle, employés par une société agréée. Concrètement, une hôtesse ne doit jamais se voir confier :
- l'inspection visuelle ou la fouille des sacs, et encore moins la palpation ;
- le refus physique d'accès à une personne qui insiste ou s'énerve ;
- l'expulsion d'un invité, y compris quand il a trop bu ;
- la surveillance du matériel ou du site en dehors des heures d'accueil, la nuit notamment ;
- la gestion d'une évacuation ou d'un mouvement de foule.
Ce n'est pas une question de courage ou de bonne volonté : c'est une question de cadre, d'assurance et de responsabilité de l'organisateur. Nous refusons ces demandes, et nous le disons dès le devis, comme nous l'expliquons dans ce qu'on peut demander à une hôtesse.
Quand faut-il vraiment un agent ?
Tous les événements n'en ont pas besoin. Un séminaire de 60 personnes dans un domaine privé, avec une liste connue, se tient parfaitement avec deux hôtesses. En revanche, un agent devient nécessaire quand l'un de ces éléments apparaît :
- l'événement est ouvert au public ou largement relayé ;
- le lieu ou la commune l'exige dans sa convention de mise à disposition ;
- la soirée se prolonge tard avec un bar, situation abordée par nos confrères dans alcool, retours et sécurité en soirée d'entreprise ;
- du matériel de valeur reste sur place la nuit, entre le montage et le jour J ;
- une personnalité, un élu ou une délégation est attendu ;
- l'affluence peut dépasser la capacité prévue du lieu.
La question s'inscrit dans le dispositif global de sécurité et de secours de l'événement, résumé sur sécurité et secours d'un événement d'entreprise.
Comment les faire travailler ensemble ?
Quand les deux dispositifs coexistent, la répartition qui fonctionne le mieux est géographique. L'agent se place en amont, au portail ou au premier point de contact, là où se règle ce qui doit se régler. Les hôtesses sont installées quelques mètres plus loin, au comptoir d'accueil, dans un espace apaisé où l'on prend le temps de chercher un nom. L'invité passe le filtre, puis il est reçu. L'inverse, l'hôtesse en première ligne et l'agent posté derrière, produit exactement ce qu'il faut éviter : c'est la personne la moins outillée qui prend le premier choc.
Trois réglages complètent le dispositif : un briefing commun avant l'ouverture des portes, avec l'organisateur, l'agent et les hôtesses autour de la même table ; un signal convenu, geste ou mot, qui permet à une hôtesse d'appeler l'agent sans hausser le ton ; et un référent unique côté client, joignable pendant tout l'événement, à qui les cas litigieux remontent. Une hôtesse ne doit jamais avoir à trancher seule si une personne entre ou non.
Une hôtesse peut-elle remplacer un agent pour économiser ?
Non, et l'économie serait de toute façon illusoire. Les deux prestations ne se substituent pas : sans accueil, votre entrée est sécurisée mais glaciale, et la file s'allonge parce que personne ne gère la liste ; sans agent, votre accueil est chaleureux mais rien ne tient si un incident survient. La bonne question n'est pas « l'un ou l'autre » mais « combien de chaque », en fonction du flux réel attendu. Nous donnons les ratios d'accueil dans combien d'hôtesses prévoir pour votre événement.
Vous préparez un événement et vous hésitez sur le dispositif d'entrée ? Décrivez-nous le lieu, l'effectif attendu et l'horaire : Ketsia vous dit franchement ce qui relève de nos hôtesses et ce qu'il faut confier à une société de sécurité. 06 93 49 19 02, devis sous 24 h.
La page de référence sur le sujet : notre offre d'hôtesses et de personnel événementiel.