En bref
Dans un gala caritatif, les hôtesses accueillent les invités, tiennent le vestiaire, placent les tables, vendent les billets de tombola, accompagnent la vente aux enchères et remercient les donateurs à la sortie. La règle d'or : l'argent et les reçus fiscaux restent sous la responsabilité de l'association, les hôtesses facilitent sans jamais tenir seules une caisse. Une hôtesse pour 40 à 60 invités suffit en général, plus une ou deux pendant les enchères.
Associations, fondations, clubs services, entreprises mécènes : de nombreuses structures réunionnaises organisent une soirée de collecte, souvent en fin d'année. Le public est particulier : des chefs d'entreprise, des élus, des partenaires, venus soutenir une cause et qui doivent repartir avec l'envie de donner à nouveau l'an prochain. L'accueil compte autant que le menu.
Quelles missions pour les hôtesses ?
- L'accueil et l'émargement : vérifier la liste des invités, remettre le programme et le numéro de table ;
- Le vestiaire, pour les soirées dans un hôtel ou une salle climatisée, voir le vestiaire et la bagagerie ;
- Le placement des tables de partenaires et des personnalités ;
- La tombola : vente des billets en salle pendant l'apéritif, puis aide au tirage ;
- Les enchères : présenter les lots, repérer les mains levées, noter les adjudications pour le commissaire-priseur ou l'animateur ;
- Le remerciement à la sortie, avec un petit mot ou un souvenir de la soirée.
Qui tient l'argent ?
C'est le point à régler avant la soirée. Les dons, les paiements des enchères et la vente de tombola appartiennent à l'association, qui délivre elle-même les reçus. Nous recommandons qu'un trésorier ou un bénévole de l'association tienne la caisse ou le terminal de paiement, avec une hôtesse à ses côtés pour orienter les invités et fluidifier la file. Pour la tombola, on fixe à l'avance le nombre de carnets confiés à chaque hôtesse et le moment où elle les rend. Ces règles protègent tout le monde, les hôtesses comprises. Les limites d'une mission sont détaillées dans ce qu'on peut demander à une hôtesse.
Combien d'hôtesses prévoir ?
Comptez une hôtesse pour 40 à 60 invités à l'accueil, plus une ou deux pendant la tombola et les enchères, moments où tout se passe en même temps. Pour 200 invités, quatre à six hôtesses forment une bonne équipe. La méthode de calcul est dans combien d'hôtesses prévoir. Le ton est celui d'une soirée de gala : tenue sombre, élégance sobre, discrétion avec les personnalités, comme dans nos hôtesses de soirée de gala.
Où et quand ?
Les galas se tiennent surtout dans les hôtels et les grandes salles du Nord et de l'Ouest. Nous intervenons partout, par exemple avec nos hôtesses à Saint-Denis et nos hôtesses à Saint-Paul et Saint-Gilles. Pour la tombola, soiree974.re donne de bonnes idées sur les lots et l'organisation d'une tombola.