En bref
Pour un repas des aînés ou une fête des seniors, les hôtesses accueillent les invités à la descente des bus, vérifient les inscriptions, accompagnent chacun jusqu'à sa table, aident les personnes à mobilité réduite, gèrent le vestiaire et organisent une sortie sans bousculade. Là où l'on compte une hôtesse pour 75 à 100 invités sur un public classique, on prévoit plutôt une pour 50 à 60 seniors, et davantage si beaucoup se déplacent avec difficulté. Le briefing porte sur la patience et la courtoisie autant que sur le plan de salle.
En fin d'année, de nombreuses communes de La Réunion et leurs CCAS offrent un repas ou une fête à leurs aînés. Ces journées rassemblent parfois plusieurs centaines de gramounes, venus en bus depuis tous les quartiers, avec leurs cannes, leurs déambulateurs, et beaucoup d'envie de passer un bon moment. Les agents municipaux sont mobilisés partout ; des hôtesses formées à l'accueil allègent beaucoup la charge.
Que font les hôtesses à l'arrivée ?
L'arrivée est le moment le plus délicat : les bus déposent leurs passagers presque en même temps. Les hôtesses se placent au point de dépose, aident à descendre, orientent vers l'entrée et proposent un bras à ceux qui en ont besoin. À l'entrée, une ou deux hôtesses pointent les inscriptions par quartier et remettent un numéro de table. Le placement des invités et la gestion des files sont les mêmes que pour un contrôle d'accès, avec un rythme beaucoup plus doux.
Comment accompagner les personnes à mobilité réduite ?
- Repérer à l'avance les tables proches de l'entrée et des toilettes, et y placer les invités qui marchent difficilement ;
- Prévoir quelques fauteuils roulants de prêt et une hôtesse dédiée à l'accompagnement ;
- Garder les allées dégagées : les déambulateurs ont besoin de place ;
- Accompagner aux toilettes ceux qui le demandent, avec discrétion.
Et pendant le repas ?
Les hôtesses restent présentes : elles orientent, rassurent, retrouvent un neveu au téléphone, aident l'élu à rejoindre la scène pour son discours. Elles peuvent tenir un vestiaire pour les sacs et les cabas, ce qui libère les tables, comme pour un vestiaire d'événement. La présence des élus suit les règles de l'accueil protocolaire en mairie.
Comment organiser la sortie ?
La fin de journée se prépare autant que l'arrivée. On annonce les départs quartier par quartier, les hôtesses accompagnent chaque groupe jusqu'à son bus et vérifient que personne n'oublie son sac ou son colis. Personne ne doit attendre seul sur un trottoir.
Combien d'hôtesses prévoir ?
Pour 300 invités, quatre à six hôtesses couvrent la dépose, l'entrée, la salle et le vestiaire. Pour 1 000 invités, on passe à une douzaine avec une chef d'équipe. Le calcul est expliqué dans combien d'hôtesses prévoir. Nos équipes interviennent dans toute l'île, par exemple pour des hôtesses à Saint-Pierre, au Tampon ou à Saint-Benoît. Pour une collectivité, les modalités de commande sont expliquées sur pullup.re : l'événementiel pour les collectivités.