En bref
Sur une conférence de presse, les hôtesses accueillent les journalistes à leur arrivée, les émargent avec le nom de leur média, leur remettent le dossier de presse et les orientent vers la salle, en les distinguant des invités et des partenaires. Pendant les questions, elles passent le micro ; à la fin, elles organisent l'ordre des interviews individuelles et accompagnent les équipes de tournage. Une ou deux hôtesses suffisent pour la plupart des points presse. Leur liste d'émargement permet ensuite de savoir précisément quels médias étaient présents.
Lancement d'un produit, annonce d'un projet, présentation d'un événement, inauguration : la conférence de presse reste un moment court et très codifié. Les journalistes arrivent souvent juste à l'heure, parfois entre deux reportages, et repartent dès qu'ils ont ce qu'il leur faut. L'accueil doit être rapide, précis et discret.
Que font les hôtesses à l'arrivée ?
Elles tiennent une table d'accueil à l'entrée avec la liste des médias invités. Chaque journaliste est émargé avec son nom et celui de son média, reçoit son dossier de presse et, si vous en avez prévu, une clé ou un lien vers les visuels. Les hôtesses repèrent aussi les équipes de télévision, qui ont besoin d'un emplacement pour leur caméra et parfois d'une prise électrique, et les orientent avant le début. Les invités et partenaires, eux, reçoivent un badge différent : voir le contrôle d'accès et les badges.
Pourquoi l'émargement presse est-il précieux ?
Il donne au service communication la liste exacte des médias présents, ce qui permet d'envoyer le communiqué complet aux absents dès la fin de la conférence et de suivre les retombées. Une hôtesse attentive note aussi les demandes particulières : un visuel en haute définition, un contact pour une interview ultérieure. Ces informations remontent dans le compte rendu de mission.
Et pendant les questions et les interviews ?
Pendant le temps de questions, une hôtesse fait circuler le micro pour que les questions s'entendent et s'enregistrent. À la fin, plusieurs journalistes veulent souvent interroger le dirigeant en même temps. Les hôtesses tiennent alors l'ordre de passage, installent chaque interview dans un coin calme et préviennent le suivant, pour que personne ne reparte sans sa réponse.
Combien d'hôtesses prévoir ?
Pour un point presse de quelques dizaines de personnes, une hôtesse à l'accueil et une en salle suffisent. Si la conférence est suivie d'un cocktail ou d'une visite, ou si elle réunit aussi de nombreux invités, on ajoute une ou deux personnes. Nos repères sont dans combien d'hôtesses prévoir, et pour une conférence en présence d'élus, voir l'accueil protocolaire.
Que transmettre aux hôtesses ?
La liste des médias invités, le déroulé minute par minute, les noms des intervenants, les éléments à remettre et la personne à prévenir pour chaque demande de journaliste. Une conférence de presse est souvent liée à un lancement : voir les hôtesses pour une inauguration ou un lancement et le guide de pullup.re sur le lancement de produit à La Réunion. La méthode de briefing est dans la checklist pour briefer une hôtesse. Nous intervenons dans toute l'île, par exemple à Saint-Denis ou à Saint-Pierre.