En bref
Sur un site industriel ou un chantier, l'accueil n'est pas seulement commercial, il fait partie du dispositif de sécurité. Trois obligations dominent : chaque visiteur est identifié et compté, chacun reçoit les consignes d'évacuation avant d'entrer, et les équipements de protection sont portés par tout le monde, hôtesses comprises. Cela se prépare avec le responsable HSE du site au moins une semaine avant, pas le matin même.
Inauguration d'une nouvelle ligne, pose de première pierre, portes ouvertes, visite d'un site de production, réception de chantier : ces événements se multiplient à La Réunion, dans l'agroalimentaire, l'énergie, les matériaux, le traitement des déchets et le BTP. Ils réunissent des élus, des clients, des riverains et des familles de salariés, dans un endroit qui n'est pas fait pour recevoir du public. L'équipe d'accueil y joue un rôle particulier.
Qu'est-ce qui change par rapport à un accueil classique ?
Quatre choses, et elles sont toutes liées à la sécurité :
- Le comptage doit être exact, à tout moment. En cas d'évacuation, le responsable du site doit savoir combien de personnes se trouvent à l'intérieur : les entrées et les sorties se pointent réellement, pas approximativement ;
- Chaque visiteur reçoit les consignes avant d'entrer, souvent sous la forme d'un briefing d'accueil court, parfois d'une vidéo, avec émargement ;
- Les zones autorisées sont délimitées et les hôtesses en sont les gardiennes : un visiteur qui s'écarte du parcours balisé doit être ramené avec le sourire, mais fermement ;
- Les photos peuvent être interdites sur certaines parties du site, pour des raisons de confidentialité industrielle. La règle doit être annoncée à l'entrée.
La mécanique des badges et du flux est la même que sur un grand événement, détaillée dans le contrôle des accès et la gestion des flux.
Qui fournit les équipements de protection ?
C'est la question à poser en premier, et la réponse dépend du site. Le plus souvent, l'entreprise d'accueil fournit casques, gilets haute visibilité, lunettes et protections auditives aux visiteurs et aux prestataires, parce qu'ils doivent correspondre à ses propres consignes. Les chaussures de sécurité, elles, ne se prêtent pas : si le poste l'exige, il faut le savoir à la réservation pour que l'équipe vienne équipée. Ce point se traite au même moment que les tenues, sujet détaillé dans la tenue et le dress code des hôtesses. Une règle simple : sur un site industriel, pas de talons, pas de tenue qui gêne le mouvement, cheveux attachés.
Comment se prépare le briefing ?
Un accueil sur site industriel ne s'improvise pas le matin même. Notre méthode :
- Un point avec le responsable HSE ou le responsable du site une semaine avant : consignes, zones, point de rassemblement, conduite à tenir en cas d'alarme ;
- Un repérage du parcours visiteurs, des sanitaires et des sorties de secours ;
- Un arrivée de l'équipe une heure plus tôt le jour J, pour suivre elle-même l'accueil sécurité du site ;
- Une fiche écrite remise à chaque hôtesse, avec les noms des interlocuteurs et les réponses aux questions prévisibles. Notre trame est dans la checklist de briefing d'une hôtesse.
Selon la taille du dispositif, un chef d'équipe fait le lien avec le responsable du site pendant toute la manifestation, comme expliqué dans le chef d'équipe sur un grand dispositif.
Combien d'hôtesses pour une visite de site ?
Le calcul ne se fait pas seulement sur le nombre d'invités, mais sur le nombre de points à tenir : l'entrée et le registre, le vestiaire des équipements, chaque bifurcation du parcours, et le point de rassemblement. Sur une visite guidée, comptez aussi une personne en serre-file derrière chaque groupe, pour que personne ne reste en arrière. Nos repères généraux sont dans combien d'hôtesses prévoir, et le format portes ouvertes dans les journées portes ouvertes.
Si l'événement est filmé, les mêmes contraintes s'appliquent à l'équipe de tournage, comme le racontent nos confrères dans la vidéo d'entreprise en milieu industriel. Et pour l'organisation générale de ce type d'événement, voyez le repérage technique d'un lieu.
Vous recevez du public sur un site en activité ? Dites-nous la date, le nombre de visiteurs attendus et les contraintes de votre service sécurité : nous constituons une équipe briefée, équipée et ponctuelle, avec un devis clair sous 24 h. Toutes nos prestations d'hôtesses d'accueil à La Réunion sont sur mesure.