En bref
Saint-Denis concentre les institutions, les sièges sociaux, les congrès et les salons professionnels : les missions d'accueil du Nord sont plus souvent protocolaires et plus longues qu'ailleurs sur l'île. Deux points décident de leur réussite : une équipe briefée sur les titres et l'ordre de préséance, et une solution de stationnement réglée à l'avance, faute de quoi les hôtesses arrivent en retard le jour où il ne faut pas.
Préfecture, collectivités, banques, assurances, mutuelles, cliniques, grandes enseignes : le Nord rassemble la plus forte densité de sièges et d'administrations de La Réunion. C'est aussi là que se tiennent la majorité des congrès professionnels, des salons et des cérémonies officielles. Les attentes en matière d'accueil y sont un cran plus formelles.
Qu'est-ce qui distingue une mission d'accueil à Saint-Denis ?
Quatre différences que nous constatons mission après mission :
- La part du protocolaire. Élus, représentants de l'État, présidents d'organismes : il y a un ordre d'arrivée, des personnes à accompagner personnellement et des titres à ne pas écorcher. Ce n'est pas de l'accueil de flux, c'est de l'accompagnement individuel ;
- Le contrôle des accès. Beaucoup d'événements du Nord se tiennent dans des bâtiments où tout le monde n'entre pas partout : badges, listes, zones réservées. Le sujet est détaillé dans contrôle d'accès, badges et gestion des flux ;
- L'amplitude horaire. Un congrès sur deux jours, c'est un accueil dès 7 h 30 et une fin après la séance de clôture, avec des relais à organiser. Les règles sont dans durée de mission et relais ;
- La langue. Les congrès et les salons du Nord reçoivent régulièrement des intervenants de l'océan Indien et de métropole. Un binôme parlant anglais change la qualité de l'accueil, comme expliqué dans les hôtesses bilingues.
Quels profils pour les événements du Nord ?
Pour une cérémonie officielle ou un congrès, nous privilégions des hôtes et des hôtesses déjà passés par ce type de dispositif : une personne qui a déjà tenu un émargement de trois cents participants ne se laisse pas déborder à la cinquantième signature. L'équipe mixte est fréquente sur ces événements, pour le port de charges, l'accompagnement en salle et l'équilibre du dispositif, un point traité dans les équipes mixtes.
Côté tenue, le Nord institutionnel appelle le registre sobre : tailleur sombre, chaussures fermées, aucun logo voyant sauf demande du client. Nos règles sont dans la tenue et le dress code.
Comment gérer le stationnement et l'arrivée ?
C'est le point que les clients oublient le plus souvent, et c'est celui qui fait rater un accueil. En centre-ville de Saint-Denis, une hôtesse qui doit être en place à 7 h 30 ne peut pas compter sur une place libre devant le bâtiment. Ce que nous demandons systématiquement :
- Une place réservée ou un accès parking pour l'équipe, ou à défaut la prise en charge d'un stationnement identifié à proximité ;
- Le nom d'un contact joignable sur place dès l'heure d'arrivée, pas à l'ouverture des portes ;
- Un local ou un vestiaire pour déposer affaires et effets personnels, et un point d'eau. La liste complète est dans ce que le client doit prévoir.
Pour les événements qui se tiennent près de l'aéroport Roland-Garros, à Sainte-Marie, l'affaire est plus simple : le stationnement existe, mais l'accès se calcule aux heures de pointe de la RN2.
Combien d'hôtesses pour un congrès ?
Cela dépend du nombre de points d'entrée, du pic d'arrivée et de ce qu'on demande à l'équipe en plus de l'accueil (vestiaire, émargement, orientation, remise de documentation). Un accueil qui doit absorber trois cents personnes en vingt minutes ne se dimensionne pas comme un flux étalé sur deux heures. Nos règles de calcul sont dans combien d'hôtesses prévoir, et les spécificités des salons dans les hôtesses de salons et congrès.
Quels délais de réservation ?
Dans le Nord, deux périodes saturent : la rentrée de septembre à novembre, avec les congrès, les assemblées générales et les salons, et la période des vœux en janvier. Sur ces créneaux, plusieurs événements tombent le même jour et les profils expérimentés partent en premier. Deux à trois semaines d'avance permettent de constituer une équipe cohérente ; en dessous, nous répondons encore, mais avec moins de choix. Le calendrier complet est dans quand réserver ses hôtesses, et les solutions d'urgence dans une hôtesse en dernière minute.
Pour un événement institutionnel, le cadre protocolaire est détaillé dans l'accueil protocolaire en mairie et en institution. Côté organisation générale, nos confrères traitent les séminaires du Nord dans séminaire dans le Nord.