En bref
Pour chiffrer une mission d'accueil, nous avons besoin de sept informations : la date, l'amplitude horaire réelle de présence, le lieu exact avec sa commune, le nombre de personnes attendues, les missions confiées aux hôtesses, la tenue souhaitée et les langues nécessaires. Avec cela, le devis part en 24 h. Ce qui fait ensuite varier le prix : la durée de la mission, le travail un dimanche ou un jour férié, la présence d'un chef d'équipe et les horaires très matinaux ou tardifs.
Nous recevons chaque semaine des demandes qui tiennent en une ligne : « il me faudrait deux hôtesses jeudi ». Nous pouvons répondre, mais le chiffrage est alors approximatif, et c'est ainsi qu'on se retrouve avec une hôtesse de moins que nécessaire ou une facture qui surprend. Voici exactement ce que nous demandons, et pourquoi chaque information compte.
Quelles informations faut-il nous envoyer ?
- La date, et la date de repli si elle existe. En fin d'année, les équipes se réservent vite : la date fixe la disponibilité avant tout le reste ;
- L'amplitude horaire réelle, pas celle de l'événement. Une soirée qui commence à 18 h suppose une hôtesse sur place à 17 h, et libérée quand les derniers invités sont partis, pas à l'heure du discours ;
- Le lieu exact et la commune. Un accueil au Port, à Saint-Benoît ou dans les Hauts n'a pas la même logistique de déplacement qu'à Saint-Denis ;
- Le nombre de personnes attendues, qui détermine le nombre d'hôtesses : nos repères sont dans combien d'hôtesses prévoir ;
- Les missions précises : émargement, remise de badges, vestiaire, orientation, distribution de documents, service, comptage des flux, collecte de contacts. Ce sont elles qui définissent le profil envoyé ;
- La tenue souhaitée : tenue noire classique de l'agence, tenue habillée, ou tenue fournie par vous et personnalisée à vos couleurs. Le sujet est traité dans la tenue des hôtesses ;
- La ou les langues nécessaires, notamment pour un congrès ou une croisière : voir les hôtesses bilingues.
Une huitième ligne, facultative mais précieuse : le nom et le numéro de la personne qui sera sur place le jour J. C'est elle que nos hôtesses appelleront si la salle est fermée ou si le client arrive en avance.
Qu'est-ce qui fait varier le prix ?
Quatre facteurs principaux, dans l'ordre de leur poids :
- La durée de présence, facturée à l'heure avec un minimum par mission : une mission de deux heures ne coûte pas le quart d'une mission de huit heures, car le déplacement et la préparation restent les mêmes ;
- Le jour et l'horaire : un dimanche, un jour férié, un accueil à 5 h du matin ou une fin de mission après minuit modifient la rémunération de l'équipe, donc le tarif ;
- Le nombre d'hôtesses et la présence d'un chef d'équipe, indispensable à partir de six ou sept personnes, comme nous l'expliquons dans le chef d'équipe sur un grand dispositif ;
- Les besoins particuliers : tenue spécifique, bilingue, formation produit avant une dégustation, port de charges ou d'équipements de protection sur un site industriel.
Les repères de tarifs sont détaillés dans combien coûte une hôtesse d'accueil.
Qu'est-ce qui est compris dans notre devis ?
Le recrutement et la sélection des profils, le briefing avant la mission, la tenue classique de l'agence, la coordination et le remplacement en cas d'absence de dernière minute, la déclaration et la couverture des hôtesses, et le compte rendu après la mission si vous le souhaitez. Ce qui reste à votre charge : le repas et l'accès à un point d'eau quand l'amplitude dépasse cinq ou six heures, un espace pour se changer et déposer ses affaires. Le détail figure dans ce que le client doit prévoir, et le cadre juridique de la prestation dans le cadre légal du recours à une agence.
Combien de temps avant faut-il demander ?
Notre devis part en 24 h, mais la disponibilité des équipes est autre chose. Deux à trois semaines avant pour une mission courante, un mois et demi pour un salon ou un congrès qui mobilise plusieurs hôtesses, et davantage en novembre et décembre, où les fins de semaine partent très tôt. Le calendrier complet est dans quand réserver ses hôtesses. Pour une urgence, nous avons une procédure dédiée, décrite dans une hôtesse en dernière minute, et les pièges à éviter sont réunis dans les erreurs de réservation.
Si votre besoin s'inscrit dans un événement plus large, l'agence chiffre l'ensemble : accueil, animation et technique sur la page de Pull Up Événements, et le volet animation commerciale en galerie sur l'animation commerciale à La Réunion.
Vous avez une mission à chiffrer ? Envoyez-nous ces sept lignes par mail ou par message, ou appelez Ketsia directement : vous recevez une proposition claire en 24 h, avec le nombre d'hôtesses que nous recommandons et pourquoi.